Simplifier vos démarches par la donnée : de quoi parle-t-on ?
Lorsqu'un usager, particulier, entreprise ou association complète une démarche administrative, il est souvent requis qu'il fournisse des informations le concernant, qu'il a le plus souvent déjà transmises lors d'autres démarches ou auprès d'autres administrations.
Par exemple, lorsqu'un parent inscrit son enfant à la cantine, il peut avoir à transmettre son quotient familial ou son revenu fiscal de référence pour obtenir le tarif adéquat. Ces informations sont pourtant déjà connues de la CAF, de la MSA ou de la direction générale des finances publiques.
Sur le site Simplifions.data, ce qu'on entend par "simplifier vos démarches par la donnée" ou "récupérer les données utiles par démarche", c'est aller chercher la donnée directement auprès de l'administration qui la détient pour éviter de la demander à l'usager.
Une obligation, le Dîtes-le nous une fois
Ce principe s'incarne dans l'obligation légale du Dites-le nous une fois, qui exige de l'administration qu'elle récupère les données administratives requises pour une démarche directement auprès de l'administration, si cela est possible.
Ce principe est souvent plus connu et mis en oeuvre par les administrations ou collectivités de grande taille. Notamment parce qu'elles ont plus de ressources de développement pour intégrer les données via les tuyaux informatiques proposés par les administrations fournisseurs de la donnée.
Une opportunité accessible aussi aux petites collectivités
Pourtant, dans les petites collectivités, ce principe de récupération de la donnée à la source est souvent :
- mis en oeuvre par les éditeurs de logiciels qui sont déjà branchés à certains de ces tuyaux informatiques et en font bénéficier leurs clients publics ;
- accessible sans ressources supplémentaires, via l'utilisation de sites en ligne qui permettent aux agents de consulter les données administratives des entreprises, des associations ou des particuliers.
L'objectif de simplifions.data.gouv.fr est de recenser les données accessibles et utiles par démarche administrative. Cela inclut les données brutes, mais aussi les sites de consultation utilisés par les agents et les logiciels métiers clés en main.
À vérifier dès maintenant
Pour s'assurer que votre collectivité utilise déjà bien les bases dont toute collectivité peut bénéficier, commencez par ces deux points :
-
Vérifier que vos agents connaissent bien les portails publics de consultation des données
Gratuits et accessibles en quelques clics à tout agent public :
En savoir plus -
Prendre connaissance des données déjà disponibles via vos éditeurs de logiciels
Vous utilisez déjà sûrement des données récupérées à la source via vos différents logiciels éditeurs, redécouvrez lesquelles en recherchant votre éditeur.
En savoir plus
Les sites de consultation, aucun développement ni budget requis
Il existe des sites en ligne accessibles aux agents publics permettant de consulter des données administratives des entreprises, associations et particuliers. Ces sites sont raccordés directement aux systèmes d'information de l'État et exposent donc des données récupérées à la source.
Voici trois sites publics, gratuits, accessibles aux agents publics et permettant aux agents publics de consulter des données protégées dans le strict cadre de leur mission :
Votre collectivité a besoin de données concernant les entreprises et les associations ? L'annuaire des entreprises est le point d'entrée pour consulter ce type de données. Accessible gratuitement à tous pour les données en open data, il permet également à vos agents de consulter de la donnée protégée. La consultation de ce type de données se fait via un espace qui leur est dédié et uniquement dans le cadre de leurs missions.
Votre collectivité a besoin de connaître les subventions déjà versées à une association ? Le portail Data.Subvention, uniquement accessible aux agents publics, permet de consulter ce type d'informations.
Tous ces sites sont accessibles aux agents publics, gratuitement, sous réserve d'une utilisation adaptée, dans le strict cadre de leurs missions.
Ils permettent notamment de couvrir une partie des besoins de nombreux cas d'usages. C'est un premier pas pour les agents pour récupérer les données. Les agents peuvent les consulter en ligne après s'être authentifiés. Les données sont tenues à jour le plus fréquemment possible. En revanche, la donnée n'est pas directement déposée dans les outils métiers des agents. C'est à eux de se rendre sur le site et de copier, coller ou télécharger les informations nécessaires pour instruire les démarches.
Les logiciels éditeurs : découvrez les données auxquelles vous avez déjà accès
Beaucoup de petites collectivités récupèrent déjà certaines informations et justificatifs de leurs usagers sans en avoir pleinement connaissance. En effet, parmi les logiciels éditeurs qu'elles utilisent, certains sont branchés sur les données de l'État pour justement mettre en oeuvre le dîtes-le nous une fois.
Les données disponibles par logiciel éditeur
Simplifions.data.gouv.fr référence les logiciels métiers clés en main raccordés aux données utiles pour chaque démarche. Ainsi, vous pouvez, depuis la page solution de chaque logiciel, vérifier les données auxquelles il est raccordé.
Rechercher mon éditeur de logiciel
La liste des API et bases de données intégrées par logiciel éditeur se trouve, comme pour chaque
solution, en bas de la page simplifions de la solution. Cette liste n'est pas exhaustive et sera
complétée au fur et mesure.
Actuellement, la liste référence principalement les données fournies par deux API de l'État
spécialisées pour la simplification des démarches : l'API Particulier et l'API Entreprise, qui
distribuent respectivement de nombreuses données des particuliers ou des entreprises et associations.
Les logiciels raccordés à l'API Entreprise et à l'API Particulier
Pour permettre aux administrations et collectivités de simplifier leurs démarches par la donnée, la direction interministerielle du numérique (DINUM) a mis en place deux briques informatiques chargées de regrouper et de distribuer par un même tuyau les données des particuliers et les données des entreprises et associations :
- Le tuyau informatique chargé des données de particuliers est l'API Particulier ;
- Le tuyau informatique chargé des données des entreprises et des associations est l'API Entreprise.
Simplifions.data liste tous les logiciels éditeurs raccordés aux données de l'API Entreprise et à l'API Particulier, et indique pour chacun d'entre-eux, le nombre de données utiles et disponibles par type de démarche.
Les démarches faciles à simplifier, sans ressources supplémentaires
Voici quelques démarches où il vous est déjà possible de récupérer des données sans les demander aux usagers :
Vos tarifications municipales se basent sur le quotient familial de la CAF ou de la MSA ? Celui-ci peut être récupéré facilement et sans ressources supplémentaires par les agents publics.
Pour simplifier les démarches des Particuliers
À destination des Communes et groupements de communes
Pour simplifier les démarches des Particuliers
À destination des Communes et groupements de communes
Pour vos démarches auprès des entreprises et des associations de nombreuses données sont déjà disponibles.
Récapitulatif
Avant d'aller plus loin, vérifiez ces points dans votre collectivité.
- Les agents chargés des démarches des particuliers basées sur le quotient familial connaissent le formulaire de collecte du quotient familial.
- Les agents chargés des démarches des entreprises et associations connaissent l'annuaire des entreprises et son espace agent.
- Les agents chargés de la délivrance des subventions aux associations connaissent Data.Subvention.
- Vous avez connaissance des données auxquelles vos logiciels éditeurs sont raccordés. Lire la section concernée.
- Pour bénéficier des données disponibles dans l'API Entreprise et l'API Particulier, vous avez consulté la liste des logiciels qui sont raccordés. Lire la section concernée.
- Vous avez passé en revue les démarches les plus faciles à simplifier. Lire la section concernée.
Pour aller plus loin
Pour aller plus loin, les prochaines étapes :
- consulter les différentes démarches référencées sur Simplifions ;
- identifier de nouveaux logiciels métiers que vous pourriez utiliser ;
- vous familiariser avec les API et bases de données et peut-être en intégrer certaines directement dans votre système d'information.
Votre collectivité applique certaines tarifications sur la base du quotient familial de la CAF ou de la MSA ? Cet outil vous permet de collecter le QF de vos usagers utilisant FranceConnect. Ils n'ont qu'à se rendre sur le site, s'authentifier via FranceConnect et valider le transfert de leur quotient familial vers votre collectivité. Vos agents pourront alors récupérer le QF depuis un portail dédié (portail HubEE).